E-Auction

De voordelen van E-Auction

Onder E-Auction wordt verstaan het elektronisch onderhandelen met meerdere leveranciers gedurende een vooraf overeengekomen tijd. Met behulp van een E-Auction is het mogelijk om op een voor iedereen transparante wijze de marktprijs te bepalen van het gekozen product en/of dienst.

In tegenstelling tot wat veel wordt gedacht, kunnen in een E-Auction ook niet functionele eisen worden verwerkt, zolang deze maar kwantificeerbaar zijn.

Een E-Auction wordt veelal gebruikt om indirecte goederen, die goed met elkaar vergelijkbaar zijn en tevens onderhevig zijn aan concurrentie voor de geldende marktcondities in te kopen.De kracht van een E-Auction ligt in het feit dat het proces real-time plaatsvindt, waarbij de deelnemers ook weten dat wanneer zij het beste hebben geboden, zij ook de opdracht zullen verwerven.

Dit laatste geeft ook weer dat in het voortraject duidelijke afspraken moeten worden gemaakt, over wat de deelnemers kunnen verwachten.

Wat zijn de voordelen van een E-Auction?

Volledige transparantie

Alle deelnemers weten exact wat ze kunnen verwachten, zodat ze ook weten dat ze gelijke kansen hebben. Dit is ook belangrijk voor de integriteit van het bedrijf dat de E-Auction leidt, aangezien er geen verborgen agenda’s kunnen bestaan. Bij bedrijven die compliance en integriteit hoog in het vaandel hebben staan, is deze methode een uitvloeisel hiervan.

Alle gegevens bevinden zich op één locatie.

Na afloop van het traject bevinden zich alle documenten en antwoorden op een locatie, namelijk op een veilige locatie in een datacenter in Engeland.

Goede audit mogelijkheden.

Het gehele proces is volledig te herleiden, zodat er achteraf altijd kan worden gekeken of het proces rechtmatig is verlopen. In voorkomende gevallen wanneer er een notaris aanwezig is om toezicht te houden, kunnen de veilingrapporten direct na afloop digitaal worden overhandigd.

Tijdsbesparing aan zowel de buyer’s- als de leverancierzijde.

Er hoeft niet eindeloos te worden onderhandeld. In een tijdsbestek van circa 30- 60 minuten is de marktprijs bereikt. De weg naar de E-Auction vergt wel meer tijd en vooral in die gevallen waarbij de leveranciers niet bekend zijn met het verschijnsel.

Voor de leverancier betekent een E-Auction ook een tijdbesparing aangezien hij geen tijd hoeft te besteden aan follow up na het uitbrengen van een offerte.  Bovendien is hij er zeker van dat hij serieus wordt genomen, omdat er bij een E-Auction per definitie gelijke kansen worden gecreëerd.

Een leverancier die zelf enthousiast is geworden over het doen van E-Auctions, doet hier verslag:

Een leverancier doet verslag

Behoud van relatie

Omdat het gehele proces volledig transparant is, zijn de partijen die zijn afgevallen vaak begripvol en weten ze dat bij een volgende keer dat zij weer gewoon een eerlijke kans krijgen.

Verrassingelement

Hoewel dit verschijnsel zich niet altijd voordoet, kan het voorkomen dat leveranciers voor een verassing zorgen, omdat ze soms vanuit een overwachte hoek met een interessante aanbieding komen. Deze verrassingen doen zich doorgaans niet aan de onderhandelingstafel voor omdat onderhandelingen doorgaans afgebakend zijn, terwijl dit niet van toepassing is op een veiling.

In mijn volgende blog doe ik verslag van twee van zulke verrassingsmomenten.

Blog van Peter Schmidt

 Wanneer geen E-Auction?

Er zijn ook gevallen , waarbij het doen van een E-Auction af te raden is.

-Er is slechts een aanbieder. ( monopolist)
-De klant heeft een sterke voorkeur voor een leverancier.
-De aangeboden producten laten zich moeilijk vergelijken.
-Er is sprake van een wederkerigheid tussen leverancier en klant.
-Er bestaat te weinig concurrentie om tot een goede prijs te kunnen komen.

Waarom E-Auction als een SAAS oplossing?

Na een gedegen marktonderzoek heb ik gekozen voor de SAAS oplossing van Marketdojo. Een van origine Engels bedrijf met klanten over de gehele wereld. In Engeland wordt met name E-Auction zeer veel gebruikt.

Wat zijn de voordelen van een Software as a Service (SAAS) oplossing.

Het is een kant en klare oplossing die is toegespitst op het fenomeen E-Auction.
Er hoeft slechts betaald te worden voor het gebruik, hetgeen betekent dat het zonder risico’s kan worden ingezet.
De oplossing voldoet aan alle security eisen die van belang zijn voor een E-Auction.
De service wordt steeds verder ontwikkeld aan de hand van klant input.
Doordat de service wordt gebruikt door een groot aantal klanten, levert dit een goed beeld op aan de hand van de meta data wat de “best practices “zijn.
De metadata geeft ook inzicht in de diverse categorieën, zodat ook een aardig beeld wordt gekregen wat er na het beste bod nog potentieel in het vat zit. Zie ook mijn blog over dit onderwerp met concrete voorbeelden.

Gerealiseerde besparingen door een E-Auction

 

Waarom een externe consultant betrekken ?

De software op zich is bijzonder gebruikersvriendelijk, zodat de verleiding ontstaat om het gewoon zelf te doen. De inzet van een ervaren consultant leert dat eerste traject in ieder geval makkelijker gaat, omdat het al eens eerder is gedaan. Daarnaast kan de consultant ook nog eens kijken naar de data van de producten en/of diensten die geveild moeten worden. Uit de gehele context kan het dan wel eens zinvol zijn om een ander type veiling in te zetten dan het bekende bestaande model Tevens kan de consultant adviseren over het inbrengen van niet functionele eisen en hoe deze vertaald moeten worden naar de uiteindelijke veiling.

Kosten veiling

Bij een eenvoudige veiling zijn de eenmalige kosten 1.500 Euro exclusief B.T.W. Wanneer er zich binnen 3 weken van de eerste veiling nog een veiling plaatsvindt dan zijn de kosten 800 Euro per veiling. Bij een tweede  of derde veiling op dezelfde dag zullen geen extra kosten worden berekend.

In dit bedrag zit:

– De voorbereiding.
– De “proefveiling “om de deelnemers te laten wennen aan het systeem.
– De werkelijke veiling.

Wanneer een veiling duidelijk complexer gaat worden omdat er ook niet functionele eisen moeten worden meegenomen, dan zal van te voren een vast bedrag worden afgesproken.